好き、嫌いにかかわらず、現実的に研究においてMicrosoft Wordを避けて通ることはできません1。LaTeXとは異なり基本見たままに印刷される2ため、特に勉強しなくてもそれなりにWordは使えてしまうのですが、一方で知っておくべきことを知らないと非常に非効率なことをやってしまったりもするのも確かです。なので、「楽するための労力は惜しまない」という当研究室の基本方針に沿って、研究室配属になった学生向けに、最低限まずはこれをやっておけということを書き連ねておきます3。
Under construction ...
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スペースで間隔調整を行わないこと
まずは何よりもこれ。間隔調整はスペースではなく、ルーラーやタブ、インデントでやってください。ルーラーって何、という方はこちらなどを参考のこと。
改行でページ変更を行わないこと
文章の途中で次のページにうつりたい場合、改行（空白行）をたくさん入れて、としてはいけません。[挿入]→[ページ区切り]、もしくは[レイアウト]→[区切り]→[改ページ]としてください。
編集記号は全部表示すること
上２つのためにもこれが絶対に必要。[ファイル]→[オプション]→[表示]の「常に画面に表示する編集記号」で「すべての編集記号を表示する」にチェック。
図の位置は「行内」を基本に
Wordを使っていておそらく一番いらつくのが図の位置がびょんびょん移動してしまうということだと思われます。これを避けるため4、[図形の書式]→[位置]or[文字列の折り返し]で設定できる図の挿入は「行内」を基本にしてください。こうすると基本的には行中の文字と同様に取り扱われることになります5。あえて行内以外とするのは「アンカー」について理解出来てからでないとトラブルのもとです。
行間の設定は重要
いきなり行間が大きくなってしまったりということはよくあると思いますが、それはWordがその行に使われている文字などに応じて行間を（離散的に）調節しているからです。これを避けるには[ホーム]タブの[段落]→[行と段落の間隔]→[行間のオプション]で「行間」を「固定」とすればOKです。意図的に行間を変えたい場合も同様。
ギリシア文字などは日本語入力しないこと
記号などは基本的に[挿入]タブの[記号と特殊文字]を使って入力してください。σを「しぐま」と書いて変換としても出てくるのですが、多分数式で使われるものとはフォントが異なりますし、何よりもトラブルのもと6です。
図表番号を手入力しないこと
Wordには図表番号の自動挿入と自動参照という機能があります。学位論文のような大量の図表を含む文章ではこれらを使わないと気が狂いかねません。
章や節の見出しはちゃんとスタイルを設定すること
Wordには「スタイル」という機能があります。章や節の見出しには「見出し」スタイルを適用してください。そうすれば自動で目次を作ったりもできます。
オートコレクトは基本OFFがおすすめ
これは個人の好みですが、個人的には助かることよりもうざったいことが多い [ファイル]→[オプション]→[文章校正] →[オートコレクトのオプション]にある機能は基本全部OFFが推奨です。
スペルチェックは無視しないこと
といいつつ、スペルチェックはそれなり役立ちます。[ファイル]→[オプション]→[文章校正]→[Wordのスペルチェックと文章校正]にはちゃんとチェックを入れておきましょう。赤線などが出ている(Wordのチェックで引っかかったところ)のを無視して提出するようなことはしてはいけません。
保存時の自動画像圧縮はOFF
[ファイル]→[オプション]→[詳細設定]の「イメージのサイズと画質」にある「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェック。こうしておかないとせっかく張り付けた高解像度の図が保存時に圧縮されてしまいます。写真とかだとあんまり問題がないようなのですが、グラフ関係は影響甚大のことが多々あります。きれいな図を作って張り付けたのに保存後に送付したものは何が何だかわからないようなものだった、となると目もあてられません7。画像の圧縮は個別に行うこととして、このオプションは確実にOFFにしておきましょう。
ちゃんと勉強すること
なにはともあれ、自分でちゃんと勉強してください8。楽をするための努力は怠ってはいけません。
- 私が学生の頃は研究に関する文章はLaTeXでしたが、通常発表に使うのがPowerPointとなると、効率の点から文章もWordとせざるを得ないのです。もちろん分野によってはLaTeXが依然としてということは理解していますし、ましてや個人的な好みにというところまで踏み込むつもりはありません。
- WYSIWYGというやつ。
- 最低限こいつらをやったうえで作った原稿を持ってきてください、という意味です。
- 完全にはできないでしょうが、それでも。
- 多分。
- 論文投稿時は投稿システムにWordアップロード→pdf化することが多いですが、往々にして文字化けします。
- Editorをやっているとこれが理由じゃないかと思われるような原稿が結構あります。
- 正直市販の書籍はあまりにも基本的なものが多いのですが、このご時世ネットでちょっと調べれば大半のことはわかりますので。